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Como planificar, editar y distribuir un boletín electrónico

La información constituye un insumo vital y crítico en el mundo de los negocios, las finanzas, el derecho, el entorno académico y todo lo que gira alrededor de  ellos sin dejar de lado la cultura, las artes y las ciencias en general.

Hasta no hace mucho tiempo, el rol de "productor de información" estaba reservado para empresas, corporaciones o instituciones; las únicas con la capacidad financiera para producir contenidos y distribuirlos o comercializarlos. Desde la aparición y difusión de Internet este contexto se ha visto fuertemente modificado y hoy, casi cualquier persona está en condiciones de producir y distribuir información. Una de las vías más habituales para producir y distribuir información la constituyen los Boletines o Newsletters, publicaciones periódicas y distribuidas a través de la red. El principal objetivo de este documento es compartir la experiencia del autor en el manejo de esta herramienta de comunicación. Ofrece las pautas necesarias para planificar, editar, distribuir y promocionar correctamente un boletín electrónico e incluye consejos y sugerencias que ayudan a evitar algunos de los problemas que más se presentan durante la administración de este medio.

Qué es un boletín electrónico

El boletín electrónico es una herramienta de comunicación que permite la creación y administración de comunidades virtuales. 

Básicamente es un mensaje de correo electrónico. La diferencia radica en que la información del boletín se le ofrece al lector periódicamente y de manera organizada a través de secciones. 

Las principales ventajas del boletín electrónico son la gran cobertura que tiene, pues a través de este mecanismo se llega a casi cualquier lugar del mundo, el amplio contenido que puede abarcar, ya que permite enviar información sobre una infinidad de temas y su bajo costo de distribución, que técnicamente es igual a 0 (el hecho de pagar unos pesos por la cuenta de acceso a Internet y/o por el teléfono, es despreciable a los efectos prácticos de comunicación). 

El boletín electrónico es una herramienta que no debe faltar en una red electrónica de información, porque a través de ella se puede, no solo enviar documentación de utilidad a sus usuarios, sino promocionar algunos de los servicios que ofrece.

Quién lo puede editar y distribuir 

El boletín electrónico puede ser manejado por cualquier persona que domine el arte de editar textos y que conozca los aspectos técnicos que permiten distribuir y administrar una lista de suscriptores, aunque con nuestro editor de boletines la barrera técnica queda eliminada completamente. 

Sea cual sea la conformación del grupo de trabajo, existen dos cualidades que siempre deben estar presentes: voluntad y disciplina. Si estas cualidades están ausentes, será muy difícil consolidar un boletín electrónico.

Qué hacer antes de empezar a distribuirlo 

Se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos con el fin de asegurar un correcto manejo del boletín: 

Establecer su periodicidad 

Aspecto crítico que debe dejarse en claro antes de elaborar un boletín. Depende en gran medida del tiempo disponible para buscar información y plasmarla en un texto. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que una distribución frecuente, como sería un envío semanal, demanda una alta carga de trabajo si realmente se quiere enviar información de utilidad a los suscriptores. Una distribución mensual, además de relajarmucho al grupo de trabajo, no permite ese habitual contacto con los suscriptores, tan necesario para lograr el éxito en esta clase de iniciativas. Por todo lo anterior, es aconsejable distribuir el boletín cada quince días.

Aunque esta es la teoría a la práctica la mayoría de boletines electrónicos son mensuales ya que se precisa dedicar un tiempo para poder ofrecer contenidos del máximo interés, y cada día más, estamos "agobiados" por el correo basura.

Una vez establecida la frecuencia de entrega, ésta debe cumplirse durante toda la vida del boletín, porque buena parte de la credibilidad y aceptación por parte de los suscriptores se basará en este aspecto. 

Identificar fuentes de información 

Disponer de información actualizada sobre el tema central es un aspecto de vital importancia durante la edición de un boletín electrónico. Existe una herramienta que será de mucha utilidad para elaborar su contenido: Internet. 

Preparar los primeros números

Mientras se adquiere la habilidad necesaria para disponer siempre de material con el cual elaborar el boletín, es recomendable preparar los primeros tres números antes de realizar su lanzamiento oficial. Esto permite poner a punto el trabajo realizado, identificar las mejores fuentes de información y ganar tiempo para elaborar los futuros números. 

Cuál es su estructura

Los siguientes son algunos de los elementos que no deben faltar en un boletín electrónico: 

Nombre o título 

Debe estar directamente relacionado con el tema central del boletín y dar claridad sobre el tema que se va a tratar. 

Volumen, número y fecha de distribución 

Es muy aconsejable numerar cada una de las emisiones del boletín y fecharlos adecuadamente.

Editorial

El editorial es una parte fundamental del boletín porque le permite al editor comunicarse en primera persona con el lector. Generalmente se utiliza para informarle el contenido del número y los servicios que se incluyeron o que están por incluirse. Es recomendable firmarlo adecuadamente (nombre y dirección electrónica) porque el lector siempre debe saber a quién dirigirse si desea hacer algún comentario, sugerencia o crítica del servicio. Promoción de servicios.

Cada una de las entregas debe aprovecharse para incluir uno o máximo dos mensajes de promoción de servicios. La razón es muy simple: si Ud. recibe periódicamente información de utilidad, va a confiar y creer en la organización que la produce. Esto significa que muy seguramente utilizará los servicios que le están ofreciendo. Y aquí aparece otra gran ventaja de los boletines electrónicos: son una poderosa herramienta de marketing. 

Contenido 

Elemento de gran importancia debido a que  la calidad de la información allí ofrecida es clave para posicionar el boletín electrónico. Debe incluir documentación novedosa, que aporte conocimientos al lector y no ser una simple regurgitación del sitio web. 

Los mecanismos para ofrecer la información varían de acuerdo a los objetivos de cada editor. Algunas de las modalidades más utilizadas son las siguientes: 

  • Selección de sitios web. Es una sección que el usuario agradece porque entiende que el editor le dice: yo no dispongo de esta información pero la busqué y se la estoy ofreciendo. Existen dos mecanismos para conseguir este material: realizando personalmente la selección o echándole mano a las selecciones ya establecidas. 
  • Ambos mecanismos deben utilizarse con regularidad si se quiere disponer siempre de información actualizada. 
  • Artículos. La publicación de artículos provee a los suscriptores información actualizada sobre el tema central del boletín. Si van a ser traducidos por el editor, este debe asegurarse que el texto exprese realmente lo que quiso decir su autor; si no es posible esto, es mejor abstenerse de publicarlos. 
  • Entrevistas. Una de las mejores maneras de extraerles el conocimiento a las personas es a través de las entrevistas. 
  • Utilizando preguntas y respuestas cortas, el técnico o productor le facilita al editor un material invaluable para incluir en las diferentes entregas de su boletín.
  • Noticias. Esta sección incluye las noticias que pueden ser de interés para los diferentes usuarios del boletín. Si el texto es muy extenso y vale la pena incluirlo en su totalidad, puede publicarlo en su web de forma íntegra. 

Algunas recomendaciones, antes de seguir adelante: 

  1. Siempre colocar la fuente de dónde se tomó la información. Esta costumbre le evitará dolores de cabeza al editor y se utilizará como un reconocimiento del trabajo de los demás. 
  2. No incluir material de relleno por el simple compromiso de cumplir con una periodicidad establecida. El editor debe tomarse todo el tiempo necesario para identificar el contenido que mayor información le va a aportar a los suscriptores. 
  3. Los artículos deben ser originales o por lo menos que ofrezcan información que el suscriptor no consigue en todas partes. 

Derechos de autor

Texto en el cual el propietario del boletín restringe o aprueba el uso que se le ha de dar a la información allí contenida.

Información sobre suscripciones

El usuario debe saber en todo momento, no solo el mecanismo para suscribirse al boletín, sino la forma de darse de baja del servicio.

Cómo editarlo

Un texto fácil de entender, que se adapte a todas las plataformas disponibles, sin errores de ortografía y que sea agradable a la vista, son algunos requisitos de un buen boletín electrónico.

Corrección de estilo

El editor debe velar para que el texto incluido en el boletín sea entendido por todos sus lectores. Para lograrlo es necesario utilizar párrafos e ideas cortas, un lenguaje accesible a todos los públicos y darle un correcto uso a comas y puntos.

Ortografía

Un aspecto que da muy mala imagen del editor (y por lo tanto de la institución que emite el boletín) es un texto con errores de ortografía. Es indispensable revisarlo una y otra vez antes de distribuirlo. El corrector de ortografía de Word es una herramienta muy útil en estos casos.

Formato

Cada vez es más frecuente recibir boletines editados en HTML. Este formato permite que se presente la información como una página web, en donde pueden incluirse diferentes tipos y colores de letra, así como imágenes que complementan la información ofrecida. Este formato es soportado de serie en nuestro editor de boletines electrónicos, permitiendo crear vistosos boletines.

Distribución

Nuestro editor de boletines permite hacer un envío "selectivo" a una, varias o todas las listas o bases de datos que tengamos, de forma que es posible enviar un boletín a determinado grupo de clientes. Podemos tener diversas listas: clientes potenciales, clientes, distribuidores, etc.

Una de las cosas más interesantes es el hecho del envío masivo ya que nuestro editor permite el envío a miles de suscriptores a la vez. Además, estas listas de suscriptores podrán nutrirse a través de nuestra web solicitando la suscripción (siempre voluntaria) del que nos visite.

Se debe cobrar o no por su distribución

El boletín debe ser GRATUITO. Su misión es captar clientes. Luego, si el editor se toma el trabajo de editar el boletín, debe intentar que sea para el máximo posible de destinatarios.

Un boletín de pago será posible solamente si se suministra información de muy alto valor.

El boletín gratuito será la vía de comunicación activa con los clientes, frente al sitio web que es una vía de comunicación pasiva. Sólo con ambas herramientas se dispondrá de una batería completa para desarrollar el mejor marketing en la red.

Conclusiones y recomendaciones

  • El boletín electrónico es una herramienta que permite, en forma eficiente y económica, la comunicación permanente con una comunidad virtual. Utilizando este medio en forma integral, es posible enviar documentación actualizada, promocionar productos y servicios e informar sobre las últimas novedades de una página web.
  • Su edición y distribución puede realizarla (casi) cualquier persona con la disciplina necesaria para buscar, reunir y distribuir información de utilidad para otras personas. Esto quiere decir que para consolidar un boletín electrónico, más que recursos económicos, lo que se necesita es voluntad de trabajo.
  • Es recomendable disponer de un sitio web donde incluir los diferentes números del boletín. Esto permitirá a los usuarios poder consultar la información distribuida, así como realizar las suscripciones de suscripciones de forma automática.
  • Como cualquier otra actividad, la edición y distribución de un boletín electrónico va perfeccionándose con el tiempo. Las fuentes de información, una vez identificadas, suministrarán el material para alimentar los diferentes números. Sin embargo, la búsqueda permanente de estas fuentes de información será una tarea que el editor nunca debe abandonar.
  • Existen dos reglas de oro relacionadas con el manejo de esta herramienta, que deben cumplirse si se quiere posicionar un boletín entre sus suscriptores: respetar la frecuencia de envío establecida, como también  responder todas y cada una de las consultas hechas por los suscriptores. Si no son cumplidas a cabalidad, se corre el riesgo de perder credibilidad entre los usuarios, quedando en entredicho no solo el nombre del editor sino el de la institución que produce la información.
  • Lo más complicado durante la administración de un boletín electrónico no es empezarlo sino mantener su distribución en el tiempo. Si existe la posibilidad de no poder hacerlo, es mejor abstenerse de elaborarlo.
  • Todo lo escrito en este documento es más fácil de hacer que de explicar y no se necesitan muchas más habilidades que las que hoy se emplean para el manejo de correo electrónico.

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